På trods af stigende digitalisering, migrering til cloudløsninger og et øget antal papirløse arbejdsgange kan der af og til stadig være behov for at kunne udsende en rapport i pdf-format, som egner sig til print. Mange BI-værktøjer har en ”Eksportér til Excel”-funktion, men kræver oftest menneskelig involvering.
Hvis man på forhånd ved hvilken slags månedsrapport man skal sende ud til sine stakeholders, kan man benytte Power Automate i samspil med Paginated Reports-funktionaliteten i Power BI til at automatisere udsendelsen af disse rapporter. Eksempelvis kan man bygge et setup til automatisk månedsrapportgenerering til udsending af pdf-rapporter til sine sælgere med seneste måneds salg og det deraf følgende provisionsgrundlag. Ved at bygge et Power Automate-flow, der automatisk trækker opdateret data fra Power BI, kan pdf-rapporterne dannes og sendes automatisk til de respektive sælgere uden menneskelig involvering. Med denne opsætning undgår man en tidskrævende manuel udsendelse og minimerer risikoen for fejl.
For en god ordens skyld kan der dog også sendes en kopi af pdf-rapporterne til en Sharepoint-mappe eller en mailboks, hvis nu man i finansafdelingen skal dobbelttjekke en given rapport eller om alle sælgerne har fået tilsendt de rigtige rapporter.